Referat fra bestyrelsesmøde 16/11 2022 hos Sverre på Kastanievej 12, 3300 Frederiksværk.
Til stede:
Flemming Barfod, Poul Steen, Diana Barfod, Ginnie Barfod og Sverre Barfod
Afbud: Lars Barfod.
Opsamling:
Efter mødet for 3 ¼ år siden hos Ginnie har møderne været udsat pga. coronanedluk-ningen. Der var nu enighed om at gentænke foreningens virke inden for de fem områder: Stamtavlen. Hjemmesiden. Face Book. Regnskab. Arrangementer for ”medlemmer”.
1. Stamtavlen TNG (The Next Generation)
Stamtavlen er foreningens basis og vedligeholdelsen en kerneopgave.
Flemming vil fortsat stå for indføring af rettelser, som modtages via personer, dødsannon-cer, Statstidende og andre databaser. (Principperne for omfanget af tilføjelser fremgår af pkt. 2 i referatet fra bestyrelsesmødet 13. marts 2019.). Ginnie udforsker komplekse slægtsforhold.
Der tages hyppigt back up. Hvis Poul bliver inhabil, har hans søn Thomas (der oprettede og tilrettelagde hjemmesiden) adgang.
2. Hjemmesiden
Denne styres af Poul. Den omfatter den type information, som førhen tryktes i Fodnoter såsom referater, artikler, omtale af aktiviteter, mv. Alle, der har en historie at fortælle (svarende til de artikler, vi bragte i Fodnoter) kan sende den i en mail til Poul, som vil sørge for, at den bliver bragt på hjemmesiden på linje med de småhistorier, der er der i dag.
Foreningen er blevet ’medlemsløs’, da der ikke betales kontingent (derfor anførselsteg-nene ovenfor). Dens aktiviteter og informationer stilles til rådighed for alle med interesse for slægten. Interesserede skal derfor ikke ”melde sig ind” men vise deres interesse ved via hjemmesiden at bede om at få besked (nyhedsbrev). Poul ændrer dette. I løbet af højst syv dage udsendes mail, når der er nyt på hjemmesiden.
Nogle har ikke adgang til digital information. Diana vil lede efter gammel medlemsliste for at finde dem uden kendt mailadresse. Ginnie vil så sende de pågældende brevpost om at oplyse deres mailadresse. I mangel af en sådan anmodes om mailadresse på en hjælper, der kan modtage nyhedsbreve.
3. Face Book (FB)
Den lukkede Face Book-gruppe har p.t. 136 medlemmer og styres af Ginnie.
Ginnie vil (fast notat?) opfordre de tilmeldte til at sende tilføjelser og rettelser til stamtavlen via hjemmesiden (portrætfoto, ægteskab, skilsmisse, fødsel (navngivning), død).
Desuden skal FB-medlemmerne opfordres til at komme med forslag til Barfod-relaterede aktiviteter. Eller om deltagelse i vedligeholdelse af stamtavlen m.v.
Oprettelse af Instagram-konto blev nævnt, men i givet fald skal oplysningen på Instagram alene henvise til FB-gruppen eller hjemmesiden.
4. Økonomi
Formuen er på godt 13.000 kr. Eneste faste udgift er gebyrer: hostmaster.dk (ca. 60 kr. årligt) og One.com (816 kr. årligt). Poul overvejer mulig besparelse.
Desuden gebyr på 225 kr. til Danske Bank. Sverre fortæller om et gratis alternativ, også hos Danske Bank. Flemming vil kontakte banken.
Tre personer indbetaler fortsat kontingent, trods information om ophør af opkrævning. Beløbene er således donationer.
Arrangementer skal økonomisk hvile i sig selv, og ved lav kassebeholdning må vi så opkræve lidt mere. Vi kan evt. bevilge en vis underskudsdækning.
5. Arrangementer
Tidligere arrangementer er omtalt på hjemmesiden.
Hvis man har et forslag til arrangement, skrive man sit forslag eller sin plan til hjemmesiden. Herved vil det blive udsendt som nyhedsbrev, og Ginnie vil sætte det på FB
6. Næste møde
Onsdag, den 26. april 2023 kl. 19 hos Ginnie på Hilversumvej 56 B, 2791 Dragør.
Referent: Sverre
19/11 2022